Een save the date is in een paar minuten verstuurd, maar de weken en maanden ervoor bepalen of de avond zelf ook slaagt. Wie voor het eerst verantwoordelijk is voor het bedrijfsfeest, merkt al snel dat er meer bij komt kijken dan een leuke locatie en een dj. De datum, het budget en de catering moeten allemaal op elkaar aansluiten voordat de eerste uitnodiging de deur uitgaat.
Ruim op tijd beginnen scheelt gedoe
Een bedrijfsfeest organiseren doe je het best met minstens een half jaar speelruimte. Populaire locaties en de betere cateraars zijn rond het einde van het jaar al maanden van tevoren volgeboekt, en ook entertainmentbureaus plannen ver vooruit. Wie te laat begint, merkt dat de eerste keus vaak al bezet is en moet schuiven in het concept of genoegen nemen met een tweede optie.
Een paar zaken zijn handig om vooraf scherp te hebben, zodat leveranciers vergeleken kunnen worden en er een datum vastgelegd kan worden die voor iedereen werkt:
• het aantal gasten, en of partners of familie ook welkom zijn
• het gewenste type catering, van een informele barbecue tot een uitgebreid diner
• de sfeer die de locatie moet uitstralen
• of er behoefte is aan entertainment zoals een dj, een band of een ander optreden
Wijs daarnaast op tijd één aanspreekpunt aan die knopen mag doorhakken zodra leveranciers met vragen komen. Bij feesten met honderden collega’s is het gebruikelijk om pas kort voor de datum de definitieve aantallen en dieetwensen door te geven, maar de grote lijnen staan dan allang vast. Zodra dat eenmaal geregeld is, wordt de rest van de organisatie een stuk overzichtelijker.
De werkkostenregeling speelt vaker mee dan gedacht
Een bedrijfsfeest valt in Nederland meestal onder de werkkostenregeling. Die bepaalt hoeveel een werkgever belastingvrij mag besteden aan extra’s voor het personeel, en boven die vrije ruimte volgt een naheffing. Wordt het feest op de eigen bedrijfslocatie gehouden, dan gelden weer andere regels en is een deel van de kosten soms gewoon aftrekbaar als bedrijfsuitgave.
Bij Slump zien ze regelmatig dat opdrachtgevers dit onderdeel pas laat in het traject uitzoeken, met een onaangename verrassing achteraf tot gevolg. Een kort gesprek met de boekhouder voordat de eerste offerte wordt aangevraagd, geeft meteen een realistisch budget om mee te werken en voorkomt discussie achteraf over wat wel en niet binnen de vrije ruimte past.
Een unieke locatie die het feest een eigen gezicht geeft
Steeds meer bedrijven kiezen bewust voor een ongewone locatie in plaats van de standaard feestzaal: een loods, een leegstaand kantoorpand of zelfs een weiland. Zo’n plek blijft langer hangen bij gasten dan een anonieme zaal, mits de aankleding, techniek en catering goed op elkaar zijn afgestemd. Eventbureaus zoals Slump bouwen dit soort ruimtes volledig om tot feestlocatie, inclusief meubilair, verlichting en geluid, zodat er niet voor elk onderdeel een aparte leverancier gezocht hoeft te worden.
Praktische zaken wegen daarbij minstens zo zwaar als de sfeer. Een locatie moet goed bereikbaar zijn met de auto en het ov, genoeg parkeerruimte hebben en akoestisch prettig zijn, ook wanneer er 150 collega’s tegelijk staan te praten. Voor het programma zelf loont het om vooruit te denken over de opbouw van de avond: een foodtruck of live cooking werkt goed als opwarmer, terwijl een dj of band later op de avond de boel bij elkaar houdt.
De agenda als vertrekpunt
Een geslaagd bedrijfsfeest hangt zelden af van het duurste entertainment of de meest opvallende locatie. Het hangt af van een planning die op tijd begint. Wie eerst de datum, het budget en de basisvoorwaarden regelt, houdt daarna tijd over om het feest ook echt een eigen karakter te geven, in plaats van in de laatste weken nog knopen door te hakken die allang genomen hadden kunnen worden. Een feest dat soepel verloopt, valt bij gasten meestal minder op dan een feest dat hapert, en juist dat is het compliment waard.